Rozpoczęcie współpracy z biurem księgowym zaczyna się od rozmowy o formie opodatkowania, skali działalności i zakresie obsługi, a kończy podpisaniem umowy i pełnomocnictw pozwalających biuru działać w imieniu klienta przed urzędem skarbowym i ZUS.

W TEWA IMPEX Sp. z o.o. każde nowe zlecenie przechodzi przez ten sam schemat, niezależnie od tego, czy firma rozlicza się dopiero po raz pierwszy, czy przenosi księgowość z innego biura – różni się tylko zakres dokumentów, jakie trzeba zebrać na starcie.

W skrócie

• Pierwsza rozmowa – ustalenie formy opodatkowania, liczby dokumentów i zakresu potrzebnej obsługi.
• Umowa i pełnomocnictwa – podpisanie umowy o obsługę księgową oraz pełnomocnictw do US i ZUS.
• Przekazanie danych firmy – dokumenty rejestrowe, a przy zmianie biura dodatkowo dokumentacja z poprzedniej obsługi.
• Uruchomienie rozliczeń – ustalenie terminu, od którego biuro przejmuje bieżącą księgowość.

Od czego zaczyna się współpraca z biurem księgowym?

Współpraca zaczyna się od rozmowy, w której biuro ustala formę opodatkowania firmy, przybliżoną liczbę dokumentów księgowych miesięcznie oraz to, czy poza księgowością potrzebna jest też obsługa kadrowo-płacowa. Te informacje decydują o tym, jaki zakres usług trafi do umowy i ile czasu zajmie wdrożenie. Bez tego etapu trudno oszacować realny nakład pracy po stronie biura, a co za tym idzie – zaproponować adekwatny zakres obsługi.

W TEWA IMPEX pierwsza rozmowa odbywa się zarówno stacjonarnie w biurze na Ochocie, jak i zdalnie – dopasowujemy formę kontaktu do tego, co jest wygodniejsze dla klienta. Dotyczy to także klientów obsługiwanych w języku angielskim, dla których rozmowa wstępna prowadzona jest od razu w tym języku. Ustalenia z tego etapu trafiają później wprost do treści umowy, więc nic nie umyka między rozmową a formalnościami.

Co zawiera umowa o obsługę księgową?

Umowa o obsługę księgową określa zakres usług – czy obejmuje wyłącznie prowadzenie ewidencji podatkowej, czy też obsługę podatkową, kadrowo-płacową i doradztwo finansowo-księgowe. Precyzuje też sposób przekazywania dokumentów, terminy rozliczeń oraz zasady odpowiedzialności obu stron. Dobrze opisana umowa ogranicza pole do nieporozumień w kolejnych miesiącach współpracy.

TEWA IMPEX dopasowuje zakres umowy do faktycznych potrzeb klienta, a nie do jednego uniwersalnego pakietu. Firma prowadząca KPiR ma inny zestaw usług niż spółka na pełnych księgach z kilkunastoma pracownikami. Zakres można też rozszerzyć w trakcie trwania umowy, gdy firma rośnie i potrzebuje na przykład dodatkowo obsługi kadrowo-płacowej.

Jakie pełnomocnictwa trzeba podpisać na start?

Na starcie współpracy podpisuje się pełnomocnictwo do reprezentowania firmy przed urzędem skarbowym, a jeśli biuro ma też składać deklaracje i występować w sprawach ZUS – odrębne pełnomocnictwo do tej instytucji. Bez tych dokumentów biuro nie może w imieniu klienta wysyłać deklaracji podatkowych ani reprezentować go podczas kontroli. Zakres pełnomocnictwa powinien odpowiadać dokładnie temu, co wynika z podpisanej umowy, nie więcej i nie mniej.

W TEWA IMPEX pełnomocnictwa przygotowujemy razem z umową, tak aby klient podpisywał komplet dokumentów przy jednej wizycie lub w jednej paczce przesyłanej zdalnie. Dzięki temu formalności nie rozciągają się na kolejne tygodnie po rozpoczęciu współpracy. Klient od razu wie, jaki zakres uprawnień otrzymało biuro i w jakich sprawach może w jego imieniu działać.

Jakie dane firmy trzeba przekazać na początek?

Na start potrzebne są dane rejestrowe firmy – odpis z KRS lub wpis do CEIDG, numer REGON i NIP, forma opodatkowania oraz dane osoby odpowiedzialnej za kontakt w sprawach księgowych. Jeśli firma zatrudnia pracowników, dochodzi komplet danych kadrowych – od umów o pracę po zgłoszenia do ZUS. Dopiero na podstawie tego kompletu biuro może otworzyć ewidencję i przygotować pierwsze rozliczenie.

Zakres danych różni się w zależności od tego, czy firma zaczyna księgowość od zera, czy przenosi ją z innego biura rachunkowego – ten drugi przypadek wymaga dodatkowo dokumentacji z dotychczasowej obsługi. Więcej o tym, jakie konkretnie dane i dokumenty są potrzebne w zależności od formy działalności, piszemy w osobnym artykule poświęconym rozpoczęciu obsługi księgowej. Warto zapoznać się z nim jeszcze przed pierwszym spotkaniem, żeby przyjść na nie już z kompletem podstawowych informacji.

Jak wygląda pierwszy miesiąc obsługi księgowej?

Pierwszy miesiąc to zwykle czas na uzupełnienie brakujących dokumentów i ustalenie stałego rytmu przekazywania faktur, wyciągów bankowych i dokumentów kadrowych. W TEWA IMPEX ten etap trwa krócej u klientów, którzy od razu korzystają z księgowości online, bo dokumenty trafiają do systemu na bieżąco, a nie raz w miesiącu w jednej paczce. Rytm ustalony w pierwszym miesiącu zwykle utrzymuje się już bez zmian przez całą dalszą współpracę.

Dla firm zmieniających biuro rachunkowe pierwszy miesiąc bywa też czasem weryfikacji zapisów przejętych od poprzedniego usługodawcy. To normalna część wdrożenia, a nie sygnał, że coś poszło nie tak. Ewentualne rozbieżności wyjaśniane są na bieżąco, zanim staną się problemem przy kolejnej deklaracji podatkowej.

Czy współpracę można prowadzić w języku angielskim?

Tak, TEWA IMPEX oferuje obsługę księgową i kadrową w języku angielskim, co ma znaczenie dla oddziałów zagranicznych firm oraz przedsiębiorców prowadzących działalność w Polsce bez biegłej znajomości polskiego. Dotyczy to zarówno bieżącego kontaktu, jak i części dokumentacji przygotowywanej dla klienta. Ta opcja nie wymaga dodatkowej umowy – jest częścią standardowej oferty biura.

Zakres obsługi w języku angielskim ustalany jest indywidualnie już na etapie pierwszej rozmowy, tak aby od pierwszego miesiąca współpracy komunikacja odbywała się w języku, który jest dla klienta wygodny. Dotyczy to również spółek z kapitałem zagranicznym, w których zarząd nie posługuje się językiem polskim. Taka firma może więc prowadzić całą korespondencję z biurem po angielsku, bez potrzeby tłumaczenia dokumentów na własną rękę.

Podsumowanie

• Pierwszy krok – rozmowa o formie opodatkowania, skali działalności i potrzebnym zakresie obsługi.
• Formalności startowe – podpisanie umowy oraz pełnomocnictw do urzędu skarbowego i ZUS.
• Zakres danych – zależy od tego, czy firma rusza z księgowością od zera, czy zmienia biuro rachunkowe.
• Obsługa językowa – TEWA IMPEX prowadzi współpracę również w języku angielskim, ustalaną indywidualnie na starcie.