Klient korzystający z biura rachunkowego pracującego w systemie ENOVA365 zyskuje przede wszystkim ciągłość księgowań we własnej bazie danych – księgowy loguje się do systemu klienta, zamiast przenosić jego historię do programu biura.

TEWA IMPEX Sp. z o.o. obsługuje klientów w systemie ENOVA365 równolegle do własnego systemu Comarch ERP XL, co pozwala dopasować model współpracy do tego, z czego firma już korzysta, zamiast narzucać jej zmianę oprogramowania.

W skrócie

• Praca na bazie klienta – księgowy loguje się zdalnie do systemu ENOVA365 należącego do firmy, bez migracji danych do systemu biura.
• Dostęp mobilny – ENOVA365 umożliwia sprawdzenie danych finansowych z dowolnego miejsca, bez kontaktu z biurem rachunkowym.
• Wiele baz danych jednocześnie – system pozwala zarządzać księgowością kilku podmiotów lub oddziałów z jednego miejsca.
• Zgodność z przepisami – ENOVA365 na bieżąco uwzględnia zmiany w przepisach kadrowych, księgowych i podatkowych.

Co oznacza obsługa księgowa w systemie ENOVA365?

Obsługa w systemie ENOVA365 oznacza, że biuro rachunkowe nie przenosi księgowości klienta do własnego programu, tylko pracuje zdalnie na bazie danych, która pozostaje własnością i inwestycją klienta. W TEWA IMPEX dotyczy to firm, które wcześniej zdecydowały się na zakup licencji ENOVA365 i chcą zachować ten system także po przekazaniu księgowości na zewnątrz. Księgowy loguje się wtedy do środowiska klienta z zachowaniem uprawnień ustalonych w umowie.

Model ten różni się od podejścia, w którym biuro udostępnia klientowi wyłącznie portal do wglądu w dane. Tutaj to księgowy pracuje bezpośrednio w systemie firmy, a nie odwrotnie. Różnica wydaje się techniczna, ale w praktyce decyduje o tym, kto jest właścicielem danych i konfiguracji systemu przez cały czas trwania współpracy.

Co zyskuje klient, gdy biuro nie migruje jego danych?

Klient zyskuje ciągłość historii księgowań i brak przerwy we wprowadzaniu dokumentów w momencie przejęcia obsługi – nie trzeba czekać, aż nowe biuro odtworzy zapisy sprzed zmiany w innym systemie. Zachowuje też pełną kontrolę nad własną licencją i konfiguracją systemu, którą wcześniej dopasował do swoich potrzeb, na przykład do struktury oddziałów czy planu kont. Nie traci również dostępu do wcześniej wygenerowanych raportów i zestawień historycznych.

TEWA IMPEX korzysta z tego modelu przy przejęciach księgowości od firm, które inwestowały we własny system ENOVA365 i nie chcą tracić tej inwestycji przy zmianie biura rachunkowego. W praktyce oznacza to, że pierwszy miesiąc współpracy nie jest miesiącem wdrożeniowym, tylko od razu miesiącem bieżącej obsługi. Klient odczuwa to przede wszystkim brakiem opóźnień w pierwszych deklaracjach podatkowych po zmianie.

Jak wygląda dostęp klienta do danych w ENOVA365?

Indywidualne konto w systemie ENOVA365 dostępne jest dla klienta online, z różnych urządzeń, co pozwala sprawdzić istotne dane finansowe w dowolnym miejscu i czasie, bez konieczności kontaktu z biurem rachunkowym. Dotyczy to zarówno stanu rozrachunków, jak i bieżących wyników księgowych. Rozwiązania dostępne w programie pozwalają też na sprawdzenie danych z poziomu urządzeń mobilnych, nie tylko komputera w biurze.

W TEWA IMPEX taki dostęp online traktujemy jako standard obsługi, a nie usługę dodatkową. Klienci pracujący w systemie ENOVA365 mają wgląd w swoje dane na takich samych zasadach, jak klienci korzystający z naszego własnego systemu Comarch ERP XL. Różni się tylko system, nie zasada – dane są dostępne 24 godziny na dobę niezależnie od tego, w jakim programie prowadzona jest księgowość.

Czym różni się ENOVA365 od innych systemów księgowych biura?

ENOVA365 pozwala zarządzać wieloma bazami danych jednocześnie, co ma znaczenie zwłaszcza dla firm z kilkoma oddziałami lub spółek powiązanych, prowadzących odrębne księgi dla każdego podmiotu. Comarch ERP XL, drugi system, na którym pracuje TEWA IMPEX, kierowany jest przede wszystkim do średnich i dużych przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych i usługowych, z rozbudowaną funkcjonalnością wspierającą całą organizację, nie tylko dział księgowości. Oba systemy obejmują moduły Sprzedaż, Księgowość, Środki trwałe, Administrację oraz Kadry i Płace.

Wybór między tymi systemami nie jest kwestią preferencji biura, tylko konsekwencją tego, jaki system klient już posiada lub jakiej funkcjonalności potrzebuje. Dlatego przy pierwszej rozmowie z nowym klientem ustalamy, czy firma korzysta już z ENOVA365, czy dopiero wybiera system księgowy. Od tej odpowiedzi zależy cała dalsza konfiguracja współpracy.

Więcej o obsłudze prowadzonej na tych programach znajdziesz na stronie księgowości outsourcingowej.

Jak system ENOVA365 wspiera obsługę kadrowo-płacową?

ENOVA365 to system klasy ERP, który uwzględnia bieżące zmiany w przepisach dotyczących kadr, księgowości i podatków, dzięki czemu naliczanie wynagrodzeń i prowadzenie dokumentacji pracowniczej odbywa się zgodnie z aktualnym stanem prawnym, bez ręcznej aktualizacji formularzy. Dotyczy to zarówno księgowości przedsiębiorstw na różnych etapach rozwoju, jak i podmiotów sektora publicznego. System obsługuje wiele baz jednocześnie, co ułatwia rozliczanie grup pracowników przypisanych do różnych podmiotów.

W TEWA IMPEX obsługa kadrowo-płacowa klientów pracujących w ENOVA365 obejmuje pełny zakres – od zgłoszeń do ZUS po rozliczanie urlopów i zwolnień lekarskich. Prowadzona jest bezpośrednio w module Kadry i Płace tego systemu, bez podwójnego wprowadzania danych do osobnego programu. Dzięki temu lista płac liczona jest raz, na tych samych danych, które klient widzi w swoim systemie.

Czy klient musi mieć własną licencję ENOVA365?

Tak, obsługa w tym modelu zakłada, że to klient jest właścicielem licencji i bazy danych systemu ENOVA365, a biuro rachunkowe uzyskuje do niej zdalny dostęp w zakresie potrzebnym do prowadzenia księgowości. Firmy, które nie mają jeszcze własnego systemu, obsługiwane są w TEWA IMPEX na systemie Comarch ERP XL, bez konieczności inwestowania we własną licencję ERP. Decyzja o zakupie licencji ENOVA365 zapada więc niezależnie od wyboru biura rachunkowego.

To rozróżnienie warto ustalić przed podpisaniem umowy, bo zakup i wdrożenie systemu ENOVA365 to decyzja i koszt po stronie klienta, niezależny od zakresu samej obsługi księgowej. Dlatego już na pierwszym spotkaniu pytamy, czy firma ma własny system, czy dopiero go rozważa. Odpowiedź na to pytanie determinuje, w jakim modelu ruszy współpraca.

Podsumowanie

• Praca na bazie klienta – obsługa w systemie ENOVA365 klienta oznacza brak migracji danych i ciągłość księgowań od pierwszego dnia współpracy.
• Kontrola nad systemem – klient zachowuje pełną kontrolę nad własną licencją i konfiguracją systemu, dopasowaną wcześniej do swoich potrzeb.
• Dostęp online – ENOVA365 daje wgląd w dane finansowe z dowolnego miejsca, bez konieczności kontaktu z biurem.
• Dwa systemy do wyboru – TEWA IMPEX obsługuje klientów zarówno w ENOVA365, jak i we własnym systemie Comarch ERP XL, zależnie od tego, z czego korzysta firma.