Firma przygotowuje się do zmiany biura rachunkowego, kompletując dokumentację księgową i kadrową z okresu prowadzonego przez poprzednią firmę oraz ustalając moment przekazania spraw – najlepiej pokrywający się z końcem kwartału lub roku obrotowego.

W biurze rachunkowym TEWA IMPEX Sp. z o.o. każde przejęcie księgowości zaczyna się od ustalenia, jaki zakres dokumentów jest już u klienta, a jaki trzeba odebrać od poprzedniego usługodawcy. Dobrze rozplanowany proces pozwala uniknąć przestoju w rozliczeniach i sporów o to, kto odpowiada za błędy sprzed zmiany.

W skrócie

• Najlepszy moment zmiany – koniec kwartału lub roku obrotowego ogranicza ryzyko błędów w rozliczeniach VAT i podatku dochodowego.
• Dokumenty do przekazania – pełnomocnictwa do US i ZUS, ewidencje księgowe i kadrowo-płacowe, przy pełnej księgowości dodatkowo bilans otwarcia.
• Dwa modele przejęcia księgowości – praca na bazie klienta w systemie ENOVA365 lub migracja do systemu Comarch ERP XL biura.
• Zgłoszenie zmiany – aktualizacja danych biura rachunkowego w CEIDG lub KRS, jeśli zostało tam wcześniej wpisane.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe, by uniknąć chaosu w rozliczeniach?

Najbezpieczniejszym momentem na zmianę biura rachunkowego jest koniec kwartału rozliczeniowego lub – przy pełnej księgowości – koniec roku obrotowego. Taki termin pozwala zamknąć deklaracje VAT, PIT i CIT w jednym miejscu, zamiast dzielić odpowiedzialność za jeden okres między dwa biura. Firmy prowadzące księgi rachunkowe zyskują dodatkowo czysty bilans otwarcia, bez przenoszenia niedokończonych zapisów.

Zmiana w trakcie roku jest możliwa i czasem nieunikniona – gdy współpraca z dotychczasowym biurem się psuje, czekanie bywa bardziej ryzykowne niż sama zmiana. W TEWA IMPEX obsługujemy zarówno przejęcia planowane na przełomie roku, jak i te wymuszone nagłą decyzją klienta. Zakres pierwszych czynności dopasowujemy wtedy do tego, co faktycznie uda się odebrać od poprzedniego biura.

Jakie dokumenty trzeba przekazać nowemu biuru rachunkowemu?

Zakres dokumentów zależy od formy rozliczeń – książka przychodów i rozchodów wymaga innego kompletu niż pełne księgi rachunkowe. Firmy na KPiR lub ryczałcie przekazują zwykle ewidencję za bieżący rok, rejestry VAT i informację o środkach trwałych. Spółki prowadzące pełną księgowość dodatkowo potrzebują zestawienia obrotów i sald oraz planu kont stosowanego dotychczas.

• Dokumenty rejestrowe – odpis z KRS lub wpis do CEIDG, numer REGON, NIP.
• Ewidencje i deklaracje – KPiR lub księgi rachunkowe, rejestry VAT, złożone deklaracje podatkowe za bieżący rok.
• Dokumentacja kadrowo-płacowa – akta osobowe, karty wynagrodzeń, zgłoszenia ZUS.
• Środki trwałe – ewidencja środków trwałych i plan amortyzacji.

Jeśli poprzednie biuro pracowało w systemie, z którego można wyeksportować bazę danych, warto o to poprosić jeszcze przed zakończeniem współpracy. Skraca to czas wdrożenia i zmniejsza ryzyko rozjazdów w zapisach księgowych. Brak takiej bazy nie przekreśla zmiany, ale wydłuża pierwszy etap obsługi o odtworzenie historii z dokumentów papierowych.

Przejęcie z bazą programu czy migracja do nowego systemu?

Przejęcie księgowości z bazą programu klienta jest szybsze i mniej ryzykowne niż migracja danych do systemu nowego biura, bo księgowy kontynuuje zapisy zamiast wprowadzać je od nowa. TEWA IMPEX pracuje na dwóch systemach – własnym Comarch ERP XL, do którego przenosimy dane klientów na KPiR lub ryczałcie, oraz ENOVA365, w którym – jeśli klient już go posiada – nasi księgowi pracują zdalnie bezpośrednio na jego bazie. Wybór modelu nie jest decyzją księgowego, tylko konsekwencją tego, z czego korzystała firma wcześniej.

Pierwsza rozmowa z nowym biurem pokazuje więc, jaki system był w użyciu i czy potrzebny będzie eksport danych, czy wystarczy nadanie dostępu do istniejącej bazy. Dopiero na tej podstawie da się oszacować, czy pierwszy miesiąc obsługi będzie przejściowy, czy już bieżący. To ustalenie determinuje resztę wdrożenia.

Więcej informacji o rozwiązaniach informatycznych stosowanych przy rozliczeniach znajdziesz na stronie księgowości outsourcingowej.

Jak przekazać dokumentację kadrowo-płacową przy zmianie biura?

Dokumentacja kadrowo-płacowa wymaga osobnego przekazania niezależnie od tego, czy firma zmienia model księgowości, czy tylko biuro rachunkowe. Nowe biuro potrzebuje akt osobowych każdego pracownika, kart wynagrodzeń, informacji o wykorzystanych urlopach oraz aktualnych zgłoszeń do ZUS. Bez tych danych nie da się prawidłowo naliczyć kolejnej listy płac ani rozliczyć składek za pierwszy miesiąc nowej obsługi.

W TEWA IMPEX obsługa kadrowo-płacowa obejmuje pełny zakres tej dokumentacji – od przygotowania umów o pracę po sporządzanie świadectw pracy. Przy przejęciu klienta z innego biura odbieramy komplet akt razem z historią rozliczeń ZUS, a nie tylko dane za bieżący miesiąc. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której braki wychodzą na jaw dopiero podczas kontroli.

Jak TEWA IMPEX przeprowadza przejęcie księgowości krok po kroku?

Przejęcie zaczynamy od spotkania, na którym ustalamy formę opodatkowania klienta, liczbę dokumentów miesięcznie i to, jaki system księgowy był wcześniej w użyciu. Na tej podstawie przygotowujemy listę dokumentów do odebrania od poprzedniego biura oraz termin, od którego przejmujemy odpowiedzialność za rozliczenia. Dopiero po skompletowaniu tej listy podpisujemy umowę i pełnomocnictwa, żeby uniknąć sytuacji, w której formalności wyprzedzają realny stan dokumentacji.

Od 1991 roku prowadzimy nieprzerwanie działalność jako biuro rachunkowe w Warszawie, a w tym czasie zaufało nam już ponad 100 firm, z których część przechodziła właśnie z innych biur. Wiemy, które dokumenty najczęściej giną po drodze, i pytamy o nie już na pierwszym spotkaniu. Klientom korzystającym z księgowości online udostępniamy dostęp do danych finansowych 24 godziny na dobę.

Jakie pełnomocnictwa trzeba przekazać nowemu biuru?

Nowe biuro potrzebuje pełnomocnictwa do reprezentowania firmy przed urzędem skarbowym oraz odrębnego pełnomocnictwa do ZUS, jeśli ma składać deklaracje i występować w sprawach składkowych klienta. Pełnomocnictwo udzielone poprzedniemu biuru warto formalnie wycofać, żeby uniknąć sytuacji, w której dwa podmioty jednocześnie mają dostęp do spraw firmy w urzędzie. Brak takiego wycofania bywa źródłem nieporozumień, zwłaszcza gdy poprzednie biuro nadal otrzymuje korespondencję klienta.

TEWA IMPEX przygotowuje wzory pełnomocnictw dopasowane do zakresu obsługi – inny dokument potrzebny jest przy samej księgowości, a inny, gdy dochodzi obsługa kadrowo-płacowa i reprezentowanie płatnika podczas kontroli ZUS. Klient podpisuje dokładnie tyle pełnomocnictw, ile wynika z zakresu jego umowy. Komplet dokumentów przygotowujemy razem z umową, więc podpisuje się je przy jednej wizycie lub w jednej paczce przesyłanej zdalnie.

Czy zmianę biura trzeba zgłaszać w urzędzie?

Tak, jeśli dane poprzedniego biura były wpisane jako miejsce przechowywania dokumentacji – wtedy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność aktualizuje wpis w CEIDG, a spółka wpisana do KRS zgłasza zmianę w rejestrze. Zgłoszenie nie jest potrzebne, jeśli adres biura nigdy nie figurował jako miejsce przechowywania ksiąg. Dopełnienie tej formalności należy do przedsiębiorcy, nie do biura rachunkowego, dlatego w TEWA IMPEX przypominamy o tym już na etapie podpisywania umowy.

Co dzieje się z dostępem do danych po zmianie biura?

Klient korzystający z księgowości online zachowuje wgląd w swoje rozliczenia od pierwszego dnia współpracy z nowym biurem, o ile to biuro oferuje taki dostęp. W TEWA IMPEX każdy klient rozliczany w systemie Comarch ERP XL otrzymuje dostęp do wyników księgowych przez internet, z możliwością generowania rozrachunków i eksportu danych do Excela bez kontaktu z księgowym. Dostęp ten działa niezależnie od etapu wdrożenia, więc firma nie traci orientacji w swoich finansach na czas przejęcia dokumentacji.

Jeżeli firma pracuje we własnym systemie ENOVA365, dostęp do danych w ogóle się nie zmienia – to nasi księgowi logują się do systemu klienta, a nie odwrotnie. Przeniesienie księgowości nie wymaga wtedy zakładania nowych kont ani migracji historii. Klient przez cały proces korzysta z tego samego panelu, do którego był przyzwyczajony wcześniej.

Podsumowanie

• Termin zmiany – najlepiej koniec kwartału lub roku obrotowego, choć w uzasadnionych sytuacjach zmiana możliwa jest w dowolnym momencie.
• Komplet dokumentów – dane rejestrowe, ewidencje księgowe, dokumentacja kadrowo-płacowa i pełnomocnictwa do US oraz ZUS.
• Brak migracji przy ENOVA365 – jeśli firma korzysta z własnego systemu ENOVA365, przejęcie księgowości nie wymaga przenoszenia danych.
• Formalność do dopełnienia – zmianę miejsca przechowywania dokumentacji zgłasza się w CEIDG lub KRS, jeśli poprzednie biuro było tam wpisane.