Do rozpoczęcia obsługi księgowej firma potrzebuje kompletu danych rejestrowych, informacji o formie opodatkowania oraz – jeśli zatrudnia pracowników – danych kadrowych pozwalających założyć dokumentację pracowniczą od pierwszego dnia współpracy.

W TEWA IMPEX Sp. z o.o. zakres tych danych ustalamy na pierwszym spotkaniu, dzieląc je na te, które trzeba przekazać raz, na starcie, oraz te, które firma dostarcza cyklicznie w ramach bieżącej obsługi.

W skrócie

• Dane rejestrowe – odpis z KRS lub wpis do CEIDG, numer REGON, NIP, forma opodatkowania.
• Dane bankowe – numer rachunku firmowego wykorzystywanego w rozliczeniach.
• Dane kadrowe – komplet danych pracowników, jeśli firma zatrudnia na umowę o pracę lub umowy cywilnoprawne.
• Dokumentacja z poprzedniej obsługi – potrzebna wyłącznie przy zmianie biura rachunkowego w trakcie roku.

Jakie dane rejestrowe firmy są potrzebne na start?

Na start obsługi księgowej potrzebny jest odpis z Krajowego Rejestru Sądowego – w przypadku spółek, albo wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – w przypadku jednoosobowej działalności, a także numer REGON i NIP firmy. Do tego dochodzi informacja o wybranej formie opodatkowania, bo od niej zależy, czy firma będzie rozliczana na KPiR, ryczałcie, czy w oparciu o pełne księgi rachunkowe. Bez tych danych nie da się formalnie otworzyć ewidencji podatkowej ani zgłosić firmy jako klienta biura w systemie księgowym.

TEWA IMPEX obsługuje spółki prawa handlowego – w tym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne i osobowe – dlatego przy spółkach dodatkowo prosimy o umowę spółki oraz informację o sposobie reprezentacji, potrzebną do przygotowania pełnomocnictw. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej ten etap jest prostszy i ogranicza się zwykle do samego wpisu w CEIDG. Zakres pytań na pierwszym spotkaniu różni się więc w zależności od formy prawnej firmy.

Jakie dane podatkowe i bankowe trzeba przekazać?

Poza formą opodatkowania biuro potrzebuje informacji, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, jakie stawki VAT stosuje w sprzedaży oraz czy prowadzi transakcje wewnątrzwspólnotowe wymagające rejestracji do VAT-UE. Niezbędny jest też numer rachunku bankowego wykorzystywanego w rozliczeniach firmowych, zwłaszcza rachunku VAT, jeśli firma korzysta z mechanizmu podzielonej płatności. Te dane trafiają bezpośrednio do konfiguracji systemu księgowego, jeszcze zanim pojawi się pierwszy dokument do zaksięgowania.

W TEWA IMPEX te informacje trafiają wprost do systemu księgowego klienta – Comarch ERP XL lub ENOVA365 – jeszcze przed pierwszym miesiącem rozliczeniowym. Dzięki temu deklaracje i pliki JPK mogą zostać wysłane bez opóźnień wynikających z brakujących danych. Uzupełnienie tych informacji z opóźnieniem, już w trakcie miesiąca, zwykle wydłuża czas przygotowania pierwszego rozliczenia.

Jakie dane pracowników są potrzebne przy obsłudze kadrowej?

Jeśli firma zatrudnia pracowników, biuro potrzebuje danych osobowych każdego z nich, kopii umów o pracę lub umów cywilnoprawnych, informacji o wymiarze etatu i wynagrodzeniu oraz zgłoszeń do ZUS, jeśli zostały już złożone wcześniej. Bez tych danych nie da się naliczyć pierwszej listy płac ani prawidłowo prowadzić ewidencji czasu pracy od pierwszego dnia obsługi. Im wcześniej firma skompletuje te informacje, tym mniejsze ryzyko opóźnienia pierwszego przelewu wynagrodzeń.

• Dane osobowe pracownika – imię, nazwisko, PESEL, adres, dane do zgłoszenia w ZUS.
• Warunki zatrudnienia – rodzaj umowy, wymiar etatu, wysokość wynagrodzenia.
• Historia zgłoszeń ZUS – potrzebna, jeśli pracownik był już wcześniej zgłoszony przez inny podmiot.
• Badania i szkolenia BHP – terminy ważności, jeśli dotyczy danego stanowiska.

TEWA IMPEX na podstawie tych danych zakłada akta osobowe pracownika i wprowadza go do systemu kadrowo-płacowego. Dzięki temu kolejne listy płac liczone są już bez uzupełniania brakujących informacji. Ten sam komplet danych wykorzystywany jest później przy sporządzaniu zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, gdy pracownik o nie poprosi.

Zakres dostępnego wsparcia w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej obejmują usługi kadrowe.

Czy przy zmianie biura potrzebny jest dodatkowy komplet danych?

Tak, firma zmieniająca biuro rachunkowe w trakcie roku musi dodatkowo przekazać dane dotyczące dotychczasowych rozliczeń – zestawienie obrotów i sald, złożone deklaracje podatkowe za bieżący rok oraz, przy pełnej księgowości, bilans otwarcia sporządzony na dzień przejęcia. Bez tego nowe biuro nie ma punktu odniesienia do kontynuowania zapisów w sposób spójny z poprzednimi miesiącami. Dotyczy to również dokumentacji kadrowo-płacowej, jeśli firma zatrudnia pracowników.

Więcej o tym procesie – w tym o tym, jakie dokumenty odbiera się od poprzedniego biura – opisujemy w osobnym artykule poświęconym zmianie biura rachunkowego. Warto zapoznać się z nim równolegle, jeśli decyzja o zmianie zapada w trakcie roku obrotowego, a nie na jego początku. Pozwala to przygotować komplet dokumentów jeszcze przed pierwszą rozmową z nowym biurem.

Czy wszystkie dane trzeba przekazać jednorazowo?

Nie, część danych – jak dane rejestrowe czy forma opodatkowania – przekazywana jest raz, na starcie współpracy, natomiast dokumenty księgowe, kadrowe i bankowe napływają cyklicznie w ramach bieżącej obsługi. Rozróżnienie tych dwóch kategorii pozwala uniknąć sytuacji, w której firma czuje się przytłoczona jednorazowym kompletowaniem wszystkiego naraz. Część danych, jak zmiana rachunku bankowego czy nowego pracownika, pojawia się zresztą dopiero w trakcie trwania współpracy.

W TEWA IMPEX na pierwszym spotkaniu przekazujemy klientowi jasną listę tego, co potrzebne jest tylko raz, a co będzie przekazywane co miesiąc. Dokumenty bieżące trafiają do nas w formie papierowej, mailowej lub bezpośrednio w systemie księgowości online, zależnie od tego, co klient wybierze. Taki podział od początku porządkuje współpracę i ogranicza liczbę pytań w kolejnych miesiącach.

Podsumowanie

• Dane na start – dane rejestrowe firmy, forma opodatkowania oraz status podatnika VAT.
• Dane kadrowe – przy zatrudnianiu pracowników komplet danych obejmujący warunki zatrudnienia i historię zgłoszeń ZUS.
• Zmiana biura w trakcie roku – dodatkowo dane o dotychczasowych rozliczeniach i bilans otwarcia.
• Harmonogram przekazywania – część danych przekazywana jednorazowo, pozostałe napływają cyklicznie.