Pracodawca zatrudniający choćby jednego pracownika na umowę o pracę musi założyć i prowadzić jego akta osobowe podzielone na pięć części (A–E) oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, w tym ewidencję czasu pracy i dokumentację płacową.

W TEWA IMPEX Sp. z o.o. obsługa kadrowo-płacowa obejmuje prowadzenie tej dokumentacji za klienta – od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika po archiwizację akt po zakończeniu współpracy, zgodnie z przepisami dotyczącymi okresu przechowywania.

W skrócie

• Akta osobowe – pięć części (A–E) obejmujących dokumenty od rekrutacji po zakończenie zatrudnienia i kontrolę trzeźwości.
• Dokumentacja płacowa – karty wynagrodzeń, dokumenty urlopowe i zwolnień, prowadzone odrębnie od akt osobowych.
• Forma prowadzenia – papierowa lub elektroniczna, obie równoprawne wobec przepisów.
• Okres przechowywania – 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, dla osób zatrudnionych od 2019 roku.

Czym różni się dokumentacja pracownicza od akt osobowych?

Dokumentacja pracownicza to pojęcie szersze niż akta osobowe – obejmuje akta osobowe każdego pracownika oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, czyli ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową i płacową. Akta osobowe są więc jedną z części całej dokumentacji, a nie jej synonimem, co w praktyce bywa mylone. Rozróżnienie ma znaczenie praktyczne, bo obu kategorii dotyczą inne zasady układania i inne miejsca przechowywania.

W TEWA IMPEX rozróżniamy oba pojęcia już na etapie wdrażania obsługi kadrowo-płacowej nowego klienta. Od tego zależy, które dokumenty trafiają do teczki danego pracownika, a które prowadzone są zbiorczo dla całej firmy. Dzięki temu od pierwszego miesiąca współpracy dokumentacja układana jest zgodnie z przepisami, a nie poprawiana wstecz.

Jakie części obejmują akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracownika od 23 kwietnia 2023 roku dzielą się na pięć części: A – dokumenty zgromadzone przed zatrudnieniem, B – dotyczące przebiegu zatrudnienia, C – związane z ustaniem stosunku pracy, D – dotyczące kar porządkowych, E – dotyczące kontroli trzeźwości lub obecności substancji działających podobnie do alkoholu. Każda część musi mieć własny wykaz dokumentów i chronologiczny układ, od najstarszego do najnowszego. Numeracja dokumentów w obrębie każdej części ułatwia też szybkie odnalezienie konkretnego pisma podczas kontroli.

• Część A – kwestionariusz osobowy, dokumenty rekrutacyjne.
• Część B – umowa o pracę, zaświadczenia, dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia.
• Część C – wypowiedzenie, świadectwo pracy, dokumenty związane z zakończeniem współpracy.
• Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych.
• Część E – wyniki kontroli trzeźwości lub obecności innych substancji.

Pracodawca przechowuje w aktach kopie lub odpisy dokumentów, a oryginały udostępnia pracownikowi wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii poświadczonej za zgodność. Każdą kopię trzeba opatrzyć adnotacją potwierdzającą zgodność z oryginałem oraz podpisem osoby upoważnionej. Ta zasada dotyczy wszystkich pięciu części akt, niezależnie od tego, w jakiej formie są prowadzone.

Co wchodzi w skład dokumentacji poza aktami osobowymi?

Poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy, dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a także kartę ewidencyjną przydzielonej odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej, jeśli branża tego wymaga. Ta część dokumentacji nie trafia do żadnej z pięciu części akt osobowych. Prowadzona jest odrębnie, zwykle zbiorczo dla całej załogi, poza teczkami A–E poszczególnych pracowników.

W obsłudze kadrowo-płacowej TEWA IMPEX ta dokumentacja prowadzona jest równolegle z aktami osobowymi. Dzięki temu przy kontroli klient dysponuje kompletem – zarówno teczką konkretnego pracownika, jak i zbiorczymi ewidencjami dotyczącymi całego zespołu. Rozdzielenie tych dwóch strumieni dokumentów od początku współpracy oszczędza porządkowanie ich później, pod presją terminu kontroli.

Czy dokumentację pracowniczą można prowadzić elektronicznie?

Tak, przepisy dopuszczają prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem zachowania jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. Wybór formy należy do pracodawcy i można go zmieniać w trakcie zatrudnienia. Zmiana formy wymaga jednak zachowania wymogów dotyczących odwzorowania dokumentów papierowych w wersji cyfrowej.

Klienci obsługiwani przez TEWA IMPEX w systemie ENOVA365 lub Comarch ERP XL mają dokumentację kadrową prowadzoną w module Kadry i Płace tych systemów. Ułatwia to jej przechowywanie w formie elektronicznej bez dodatkowego archiwum papierowego. Dostęp do takiej dokumentacji można nadać wybranym osobom w firmie klienta, bez angażowania w to biura rachunkowego przy każdym wglądzie.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku dokumentację przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł. Dla zatrudnień wcześniejszych, sprzed reformy, okres przechowywania w wielu przypadkach nadal wynosi 50 lat. Skrócenie tego okresu jest możliwe, jeśli pracodawca skorzystał z procedury przejściowej i złożył odpowiedni raport informacyjny do ZUS.

W praktyce oznacza to, że firma musi zaplanować archiwizację akt na lata, nie tylko na czas trwania umowy. W obsłudze kadrowo-płacowej TEWA IMPEX ustalamy z klientem, które roczniki dokumentacji dotyczą jeszcze starych, pięćdziesięcioletnich zasad, a które już nowego, dziesięcioletniego okresu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której firma niszczy akta zbyt wcześnie albo przechowuje je dłużej, niż wymagają przepisy.

Jakie są konsekwencje braku dokumentacji pracowniczej?

Brak prowadzenia lub przechowywania dokumentacji pracowniczej w warunkach zgodnych z przepisami może skończyć się grzywną nakładaną przez Państwową Inspekcję Pracy, a drobniejsze błędy w prowadzeniu akt traktowane są jako wykroczenie z niższym wymiarem kary. To właśnie akta osobowe są jednym z pierwszych dokumentów sprawdzanych podczas kontroli PIP. Ich braki wychodzą więc na jaw najszybciej, zanim inspektor przejdzie do pozostałych obszarów działalności firmy.

Klienci korzystający z obsługi kadrowo-płacowej TEWA IMPEX mogą liczyć na wsparcie podczas takiej kontroli. Nasz zespół przygotowuje niezbędne dokumenty i reprezentuje płatnika w kontaktach z urzędem, co ogranicza ryzyko formalnych potknięć po stronie klienta. Regularne prowadzenie dokumentacji na bieżąco, a nie dorabianie jej przed kontrolą, jest najprostszym sposobem na uniknięcie tych konsekwencji.

Kto ma prawo wglądu do akt osobowych pracownika?

Prawo wglądu do własnych akt osobowych ma przede wszystkim sam pracownik, który może też złożyć wniosek o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji, w formie papierowej lub elektronicznej. Poza pracownikiem dostęp mają osoby upoważnione przez pracodawcę do prowadzenia spraw kadrowych oraz uprawnione organy kontrolne, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy. Dostęp osób trzecich spoza tego grona wymaga zawsze odrębnej podstawy prawnej.

Przy outsourcingu kadr do biura rachunkowego dostęp do akt otrzymują wyłącznie osoby zaangażowane w obsługę danego klienta. W TEWA IMPEX zakres tego dostępu ustalany jest indywidualnie w umowie o obsługę kadrowo-płacową. Zachowanie poufności danych pracowników traktujemy jako część tej samej odpowiedzialności, którą ponosimy za poufność danych finansowych firmy.

Podsumowanie

• Zakres dokumentacji – akta osobowe (części A–E) oraz odrębna dokumentacja czasu pracy i wynagrodzeń.
• Forma prowadzenia – papierowa lub elektroniczna, przy zachowaniu poufności i integralności danych.
• Okres przechowywania – 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, dla zatrudnień od 2019 roku.
• Konsekwencje braków – grzywna i ryzyko dla firmy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.