Outsourcing kadr i płac – największe zalety

Outsourcing kadr i płac, czyli profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa przedsiębiorstwa i jej największe zalety

Outsourcingiem określamy proces polegający na wydzielaniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa pewnych zadań i funkcji i przekazaniu ich do wykonania podmiotom zewnętrznym. Outsourcing może obejmować działania realizowane przez przedsiębiorstwo okazjonalnie, jak również zadania wykonywane w firmie regularnie. Tak rozumiany outsourcing kadr i płac polega na stałym przekazaniu firmie zewnętrznej wszystkich zadań należących do szerokorozumianej obsługi kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa. O ile, definicja outsourcingu zakłada, że zadania i funkcje przekazywane firmie zewnętrznej były wcześniej realizowane przez samo przedsiębiorstwo, o tyle praktyka pokazuje, że decyzja o zleceniu obsługi kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa na zewnątrz często zapada już na etapie tworzenia się nowego przedsiębiorstwa. Z czym wiąże się outsourcing kadr i płac? Czy sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie? Odpowiedzi na te i wiele podobnych pytań znajdziesz w poniższym artykule.

Kadry i płace – zawsze razem

Obsługa kadrowa przedsiębiorstwa jest silnie powiązana z aspektem płacowym, dlatego nie praktykuje się rozdzielania funkcji kadrowych i płacowych zlecając outsourcing tych pierwszych, a pozostawiając w firmie obsługę tych drugich, czy odwrotnie. Taki podział doprowadziłby do chaosu, w którym nie trudno byłoby popełnić błąd. Decydując się na outsourcing kard i płac jesteśmy więc poniekąd zmuszeni do zaakceptowania rozwiązania pakietowego. A co obejmuje pakiet?

Zakres obsługi kadrowej może się różnić w zależności od liczby zatrudnionych pracowników, preferowanej formy zatrudnienia oraz indywidualnie zdefiniowanych przez zleceniodawcę potrzeb. Standardowo obsługa kadrowa przedsiębiorstwa polega na obsłudze i prowadzeniu spraw osobowych pracowników, zarówno tych dopiero zatrudnianych, jak i tych już pracujących. Wśród zadań należących do obsługi kadrowej możemy znaleźć m.in.:

• rozliczanie urlopów,
• prowadzenie teczek osobowych pracowników,
• kierowanie na okresowe badania lekarskie,
• przeprowadzanie czynność związanych z wygaśnięciem lub rozwiązaniem/przedłużeniem umowy o pracę,
• wystawianie zaświadczeń pracy,
• przygotowywanie dokumentacji związanej ze zgłaszaniem pracowników do ubezpieczenia społecznego oraz ubezpieczeń zdrowotnych pracowników,
• przekazywanie sporządzonej dokumentacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• obsługę świadczeń socjalnych,
• prowadzeniem rozliczeń PEFRON.

W zakresie płacowym obsługa przedsiębiorstwa obejmuje m.in.:

• sporządzanie list płac,
• sporządzanie umów, w szczególności w przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę zlecenie lub umowę o dzieło,
• prowadzenie rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych orz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zatrudnionych pracowników,
• sporządzanie niezbędnych informacji i deklaracji.

Dodatkową zaletą outsourcingu kadr i płac jest możliwość skorzystania z systemu payroll, dzięki któremu mamy pewność, iż wypłata wynagrodzeń dla naszych pracowników nastąpiła terminowo.